MANUAL DEL EXPOSITOR
Este Manual del Expositor es de observancia general
El objetivo de este Manual es el darle a conocer los derechos, los servicios y las obligaciones a los que tiene derecho por su contratación en la EXPO REGRESO A CLASES 2019.
Le recomendamos leer cuidadosamente este documento y dar copia a su diseñador o persona encargada de la decoración de su stand, así como a las personas participantes dentro de su (s) stand (s).
1.- El Expositor podrá entrar al Centro de Exposiciones 30 minutos antes de abrir y podrá permanecer 30 minutos después del cierre del evento.
2.- MONTAJE: El expositor podrá entrar al Recinto a montar a partir del día 8 de agosto a las 8:30 a.m. en horario corrido hasta las 23:59 p.m. del día 09 de agosto, ya que la limpieza institucional entrará a partir de las 8:30 a.m. del día 10 de agosto para tener todo limpio y listo para la inauguración que la inauguración será a las 10:30 a.m. por lo que se les pide que a esa hora los pasillos estén libres de mercancía y empaques.
La entrada al montaje y desmontaje será por el área de carga y descarga marcadas en los planos anexos, recordándole que todos los vehículos que ingresen deberán contar con sus respectivos gafetes que acreditan el ingreso de la unidad y de su personal, estos gafetes solo se obtienen llenando la forma respectiva que encontrará anexa al Manual. Cada expositor tendrá un tiempo máximo de una hora para poder descargar su material, una vez terminado deberá sacar su vehículo del estacionamiento para dar paso a otro expositor.
3.- DESMONTAJE: El desmontaje iniciará el día 18 de agosto de 2019 a partir de la 21:30 p.m. recordándoles que tenemos que entregar el Recinto totalmente desocupado a las 12:00 p.m. del día 19 de agosto de 2019, porque empieza el montaje de otro evento ajeno a nosotros, por lo que les recordamos que de no desocuparlo a tiempo tanto el Comité Organizador como los Expositores que no hayan terminado se harán acreedores a una multa por parte del Recinto Ferial así como deberán también pagar el costo de almacenaje por lo que les recomendamos se organicen con su personal encargado del desmontaje o de la empresa con la cual rentaron su display para evitar contratiempo y multas.
4.- INAUGURACION: El evento será inaugurado el día 10 de agosto de 2019 a las 10:30 a.m. momento en el cual se dará la entrada al público visitante.
5.- HORARIOS DEL EVENTO:
Sábado 10 de agosto de 11:00 a.m. a las 21:00 hrs.
Domingo 11 de agosto de 11:00 a.m. a las 21:00 hrs.
Lunes 12 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Martes 13 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Miércoles 14 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Jueves 15 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Viernes 16 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Sábado 17 de agosto de 11:00 a las 21:00 hrs.
Domingo 18 de agosto de 11:00 a las 20:00 hrs.
6.- Al momento de ingresar a la Expo, serán recibidos por personal del Comité Organizador quienes los guiaran a su (s) stand (s) y harán entrega físicamente de su espacio contratado y deberán firmar la hoja de conformidad que dice que su espacio cuenta con lo contratado por ustedes.
7.- Para que el material y/o mercancía pueda salir del Centro de Exposiciones en el desmontaje, deberá estar presente un representante de su empresa.
8.- Los stand tiene medidas de 2×2, 3×3, 4×2, 4×3, 4×4, 5×2, 6×3, 6×4, 6×6, 6×8, 8×8 y las esquinas cuentan con 27mts2, pero todos cuentan con x 2.50 de altura y está construido con perfiles de aluminio en sistema octagonal, con paneles de aglomerado en color blanco, antepecho recto en color blanco, rotulo en corte de vinil en el antepecho con el nombre de su empresa o marca, 1 mesa de 1.20 x 0.60, 2 sillas, 1 contacto doble polarizado para 1000w a 110v, 1 lámpara Slim line de doble tubo en el antepecho.
Queda estrictamente prohibido pintar, rayar, usar tachuelas, clavar, agujerar, colocar papel tapiz o alfombra con pegamentos que dejen huellas o maltratar cualquier instalación o aditamento del recinto ferial o de algún expositor vecino, así como los materiales de la empresa del montaje (mamparas postes de aluminio, etc.) ya que de hacerlo el Expositor deberá cubrir los costos de reparación o adquisición de lo dañado.
9.- El Expositor SI podrá usar cintas adhesivas de color, masking tape y podrá colgar cualquier anuncio o publicidad de peso moderado a la altura de las mamparas con hilos de nylon o ganchos en el canto superior de los paneles sobre los rieles de aluminio.
10.- Los stands se entregarán de acuerdo con las especificaciones del plano de la exposición, sin embargo si el expositor desea hacer alguna modificación al mismo, (como no utilizar mamparas en un local de esquina o no usar mamparas en medio o quitar el antepecho, etc.) esto será sin costo siempre y cuando sea manifestado al Comité Organizador por escrito con el formulario debidamente llenado y sea enviado antes de la fecha límite que marca el mismo.
Si durante el montaje el Expositor desea hacer alguna modificación, esto tendrá un cargo adicional y se cobrará según lo solicitado.
11.- Todos los stands tendrán antepecho con la razón social de su empresa. Si usted desea que aparezca un nombre diferente al que aparece en su contrato, deberá enviar al Comité Organizador la forma correspondiente con la modificación del nombre antes del día 05 de julio de 2019. De no recibirse, se tomará en cuenta la razón social que aparece en su contrato.
12.- El peso máximo es de 2000 kg. Por metro cuadrado, por lo tanto el Expositor no podrá exceder el peso de cualquier equipo o material de exhibición, en caso contrario es responsabilidad de El Palacio de los Deportes otorgar una autorización por escrito, así como de supervisar dicha instalación.
13.- La altura para montaje de display no debe rebasar los 5.50 mts.
14.- Si el EXPOSITOR requiere luz adicional deberá solicitarla con anticipación y llenar la forma correspondiente, y enviarla por correo electrónico al Comité Organizador junto con la ficha de depósito para pagar el servicio, en esta forma deberá especificar la carga eléctrica en watts o amperes.
15.- Si el Expositor requiere servicios especiales para el funcionamiento de su equipo, no contemplados, deberá solicitarlos por escrito al Comité Organizador antes del día 05 de julio de 2019. Después de esta fecha no se atenderá ningún requerimiento extemporáneo por normatividad del Palacio de los Deportes.
16.- La limpieza de los pasillos y de las áreas comunes corren a cargo del Comité Organizador, la limpieza de cada stand es responsabilidad de cada Expositor.
17.- Se brindará un servicio de vigilancia ininterrumpido a partir del día 08 de agosto de 2019 de las 8:00 a.m. hasta las 12:00 p.m. del día 19 de agosto de 2019. Los vigilantes durante el montaje y desmontaje controlarán la salida de objetos cuya naturaleza o dimensiones puedan causar sospechas, asimismo, se controlara la entrada de personas que no porten gafetes de Expositor u operarios durante el montaje y el desmontaje.
18.- El Comité Organizador contratará un seguro de responsabilidad civil para cubrir cualquier daño causado a las instalaciones del recinto ferial y que también cubre al expositor únicamente por la cantidad estipulada en su contrato, por lo que si algún expositor tendrá cosas de gran valor, se le recomienda que contrate un seguro adicional, ya que el Comité Organizador bajo ninguna circunstancia indemnizará contra robo o pérdida de la mercancía.
19.- Los expositores como medida obligatoria y en beneficio de la mercancía de poco volumen o de fácil sustracción, deberán contar con equipo de seguridad (caja fuerte, vitrina con candado, cadenas, etc.).
20.- Para una mayor difusión de su empresa, cada expositor tendrá derecho sin costo a volantes promocionales, con el fin de que sean enviadas a sus clientes, distribuidores, proveedores, clientes especiales, prospectos, etc., en este volante habrá un espacio para que ustedes puedan poner el número de stand(s) en donde pueden encontrarlos dentro del evento. Si requieren una cantidad mayor a la que se le entregará podrán solicitarla sin costo alguno.
21.- Los Expositores podrán repartir folletos, publicidad, regalos promocionales, lista de sus distribuidores, listas de precios, etc. Únicamente dentro del área de su (s) stand (s), excepto aquellos Expositores que son PATROCINADORES cuyo contrato les permite repartir también en el área de entrada del evento.
22.- Queda prohibido efectuar demostraciones de productos que ocasionen molestias a otros Expositores o visitantes derivadas de las emisiones de humo, ruidos, malos olores, etc. Así como actividades que den por resultado un estorbo excesivo en los pasillos o que interrumpan el acceso libre a los locales de los expositores contiguos o a los suyos propios, en cuyo caso el Comité Organizador se reserva el derecho de suspender dicha actividad de manera inmediata.
23.- Los Expositores incluirán el logo de la Expo en cualquier publicidad que se hiciera para la promoción de su participación en el evento.
24.- Quedan prohibidas las construcciones e instalaciones de tipo definitivo que dejen huellas en el recinto ferial tales como: obras de albañilería, agujeros en el techo o piso, manchas de pintura o pegamento en las alfombras o piso, daños a columnas o paredes, en caso de hacerlo, el Expositor pagará por los daños ocasionados.
25.- El Palacio de los Deportes tiene concesionados algunos servicios con sus patrocinadores, por lo que ningún Expositor podrá vender y/o promocionar nada relacionado con estas concesiones (BANAMEX, COCA COLA, GRUPO MODELO, BARCEL, RICOLINO, PHILIP MORRIS).
26.- Queda estrictamente prohibido la preparación y/o distribución de bebidas alcohólicas dentro de su (s) stand (s) sin la previa autorización por escrito del Comité Organizador.
27.- El Expositor se compromete a que todo su personal que esté dentro del evento deberá portar su gafete en todo momento.
28.- El precio pagado por la renta de los stands no incluyen el suministro de servicios especiales o públicos, los cuales se manejan de forma independiente y así mismo serán facturados de acuerdo con las tarifas vigentes a la fecha de contratación de los mismos, y en las condiciones estipuladas en las normas específicas de consumo eléctrico, telefonía, agua, drenaje, etc. Y demás servicios especiales que surgen en el Manual del Expositor.
29.- El Comité Organizador podrá modificar o añadir cualquier disposición no establecida es este Manual del Expositor, en cuyo caso serán de obligatorio cumplimiento para el Expositor, su personal, empleados, agentes o representantes, así como las contenidas en el Reglamento y el Contrato de Arrendamiento de stands, que son parte complementaria de este Manual del Expositor.
Las normas del presente Manual del Expositor, sus anexos, normas específicas complementarias, plazos, comunicados técnicos, circulares y demás son de cumplimiento obligatorio para el EXPOSITOR.
El COMITÉ ORGANIZADOR está facultado para prohibir o en su defecto clausurar los stands que no se ajusten a éstas disposiciones, sin que ello genere una obligación indemnizadora a favor de EL EXPOSITOR.
30.- HAWAI RISHON COMPANY, S.A. DE C.V. quien es el COMITÉ ORGANIZADOR, es la máxima autoridad del evento y todo lo relacionado con el mismo. Sus decisiones son inapelables y están facultados para delegar funciones y/o atribuciones en otros organismos o funcionarios con igual validez. Esta facultad exclusiva de las autoridades de EXPO REGRESO A CLASES 2019, la interpretación y aplicación del presente Manual del Expositor, pudiendo establecer excepciones al mismo cuando lo consideren conveniente para un mejor funcionamiento y el mayor éxito de la Exposición, siendo sus resoluciones obligatorias para todos los participantes.
#RegresaConMochilaLlena / Palacio de los Deportes / 10 al 18 Agosto 2019 / Entrada Libre
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